Cet Accord de Traitement des Données ("DPA") fait partie de l'accord entre Vetnio AB, numéro d'enregistrement d'entreprise 559494-6807, avec son adresse enregistrée au Grev Magnigatan 10, 114 55 Stockholm, Suède ("Vetnio", "Sous-traitant"), et le client ou l'organisation utilisant les produits ou services de Vetnio ("Client", "Responsable du traitement").

En créant un compte ou en utilisant de toute autre manière les services de Vetnio, le Client accepte ce DPA, qui complète et fait partie intégrante des Conditions Générales et de la Politique de Confidentialité de Vetnio.

1. Objet et Durée

Vetnio fournit un service de documentation piloté par IA qui enregistre, transcrit et traite les interactions audio entre les professionnels vétérinaires et les propriétaires d'animaux pour générer des notes cliniques et des données associées.

Ce DPA régit le traitement des données personnelles par Vetnio au nom du Client pendant la durée de l'abonnement actif Vetnio du Client et toute période de conservation des données nécessaire à la conformité ou au support.

2. Rôles des Parties

• Le Client agit en tant que Responsable du Traitement des Données et détermine les finalités et les moyens du traitement des données personnelles.
• Vetnio agit en tant que Sous-traitant et traite ces données uniquement au nom du Client et conformément à ce DPA, à la Politique de Confidentialité et aux lois applicables sur la protection des données.

3. Nature et Finalité du Traitement

Vetnio traite les données personnelles afin de :

• enregistrer et transcrire des consultations, des appels téléphoniques et d'autres interactions audio pour générer, structurer et stocker des notes médicales, des enregistrements de communication ou des données associées,
• fournir et améliorer les produits et le support associé de Vetnio,
• garantir la sécurité, l'intégrité et la disponibilité du système, et
• analyser les données d'utilisation agrégées et anonymisées pour améliorer et développer la technologie et les modèles IA de Vetnio.

Vetnio peut traiter des données d'identification de base (par exemple, noms, détails professionnels des vétérinaires), des données vocales et des informations textuelles contenues dans les notes cliniques. Vetnio ne traite pas intentionnellement de catégories spéciales de données personnelles relatives aux propriétaires d'animaux, sauf si ces informations sont fournies accidentellement par le Client lors de l'utilisation du Service.

Vetnio n'utilise pas les données vocales à des fins d'identification ou d'authentification.

4. Traitement Autorisé et Droits de Vetnio

Vetnio doit :

1. traiter les données personnelles uniquement conformément aux instructions documentées du Client et à la loi applicable ;
2. maintenir des mesures techniques et organisationnelles appropriées conformément à l'article 32 du RGPD ; et
3. garantir la confidentialité de tout le personnel qui accède aux données personnelles.

Vetnio peut utiliser des données agrégées, pseudonymisées ou anonymisées dérivées de l'utilisation des services par le Client à des fins commerciales légitimes telles que l'analyse, l'optimisation des services, la formation de l'IA et le développement de produits, à condition qu'aucune personne physique individuelle ne soit identifiable.

5. Sous-traitants Ultérieurs

Vetnio utilise des sous-traitants ultérieurs soigneusement sélectionnés pour fournir ses services.

Une liste actuelle des sous-traitants ultérieurs, incluant les lieux de traitement et les finalités, est maintenue sur vetnio.com/sub-processors.

Vetnio doit :

• s'assurer que chaque sous-traitant ultérieur est lié par un contrat écrit répondant aux exigences de l'article 28 du RGPD,
• informer les Clients des changements importants concernant les sous-traitants ultérieurs, et
• rester responsable des actes et omissions des sous-traitants ultérieurs.

6. Transferts Internationaux de Données

Vetnio traite et stocke principalement toutes les données personnelles au sein de l'Espace Économique Européen (EEE).

Lorsque des données sont transférées ou accessibles par des sous-traitants situés en dehors de l'EEE, ces transferts sont régis par des Accords de Traitement des Données (DPA) qui incluent les Clauses Contractuelles Types (CCT) de la Commission Européenne ou d'autres mécanismes de transfert approuvés garantissant un niveau de protection adéquat conformément au Chapitre V du RGPD.

Vetnio ne fait appel qu'à des sous-traitants qui répondent à des exigences strictes en matière de sécurité et de conformité et offre une transparence totale grâce à sa liste publique de sous-traitants sur vetnio.com/sub-processors.

7. Mesures de Sécurité

Vetnio maintient des contrôles de sécurité conformes aux normes de l'industrie, incluant notamment : chiffrement en transit et au repos, restrictions de contrôle d'accès, audits réguliers, accords de confidentialité des employés et procédures de réponse aux incidents.

En cas de violation de données personnelles, Vetnio notifiera le Client sans retard injustifié et fournira toutes les informations pertinentes pour soutenir la conformité aux articles 33–34 du RGPD.

8. Assistance et Coopération

Vetnio assistera le Client, dans la mesure du raisonnablement possible, pour :

• répondre aux demandes des personnes concernées,
• effectuer des analyses d'impact sur la protection des données (AIPD), et
• se conformer aux obligations de notification aux autorités de contrôle ou aux personnes concernées.

Des coûts administratifs raisonnables peuvent s'appliquer pour les demandes d'assistance importantes non directement liées aux propres obligations de conformité de Vetnio.

9. Conservation, Suppression et Restitution des Données

Vetnio conserve les Données Client aussi longtemps que nécessaire pour fournir et améliorer les services, garantir l'intégrité du système et se conformer aux obligations légales, réglementaires et techniques applicables.

Après la résiliation du compte du Client, Vetnio peut continuer à stocker les Données Client pendant une période raisonnable à des fins de sauvegarde, de sécurité, d'audit ou d'amélioration des produits, après quoi elles peuvent être archivées.

Vetnio n'est pas tenu de supprimer les données qu'il est légalement autorisé ou obligé de conserver, ou les données qui ont été anonymisées ou agrégées de sorte qu'aucun individu ne soit identifiable.

Les données anonymisées et agrégées peuvent être stockées et utilisées par Vetnio indéfiniment à des fins commerciales légitimes, y compris l'analyse, le développement de produits et la formation et l'amélioration des modèles IA de Vetnio.

10. Audits et Démonstration de Conformité

Vetnio mettra à la disposition du Client, sur demande écrite raisonnable, toutes les informations nécessaires pour démontrer la conformité à ce DPA.

Des audits formels sur site peuvent être menés pas plus d'une fois par an et uniquement lorsque cela est légalement requis ou convenu par écrit, sous réserve d'un préavis raisonnable et de confidentialité.

11. Limitation et Modification

Ce DPA reflète les conditions standard de traitement des données de Vetnio et s'applique à tous les Clients, sauf si un DPA séparé et signé a été exécuté avec des conditions différentes.

Les grands clients d'entreprise ou de groupe peuvent négocier des amendements ou des clauses supplémentaires dans le cadre de leurs accords principaux avec Vetnio.

Vetnio peut mettre à jour ce DPA pour refléter des changements légaux ou opérationnels. Les versions mises à jour seront publiées sur vetnio.com/dpa, et l'utilisation continue du Service constitue l'acceptation de la dernière version.

12. Loi Applicable et Juridiction

Ce DPA est régi par le droit suédois. Tout litige sera soumis à la juridiction exclusive des tribunaux de Stockholm, Suède, sauf exigence contraire de la loi sur la protection des données obligatoire.

Contact

Pour les questions de confidentialité ou de protection des données, veuillez contacter :

📧 info@vetnio.com

📧 Vetnio AB, Grev Magnigatan 10, 114 55 Stockholm, Suède

En utilisant les services de Vetnio, le Client reconnaît et accepte cet Accord de Traitement des Données.